5 Schritte auf dem Weg zu eurer Hochzeitslocation

Titelbild: Julia Sloboda Photography

„Wie finden wir unsere Traumlocation und worauf müssen wir achten?“

Diese beiden Fragen begegnen uns als Hochzeitsprofis immer wieder. Die Entscheidung für eine Location ist das Fundament eurer Hochzeitsplanung, sie hat Einfluss auf das Datum, den Stil der Hochzeit und so vieles mehr.

Wir fassen die fünf wichtigsten Schritte für euch zusammen, wie ihr eure persönliche Herzenslocation findet und was es bei der Suche, Besichtigung und der Feier zu beachten gibt.

Budget | Ort | Stilrichtung | Zeitraum

Einer der ersten Schritte in die Hochzeitsplanung ist das Festsetzen eines Budgets. Setzt euch zusammen und überlegt euch, wieviel ihr für euer Hochzeitsfest ausgeben wollt und ausgeben könnt. Die Faustregel besagt, dass ihr etwa 50 – 60 % eures Budgets für die Festlocation, Speisen und Getränke kalkulieren solltet. Habt ihr euren Budgetrahmen abgesteckt, folgen die Punkte Ort, Stilrichtung und Zeitraum der Feierlichkeiten.

Möchtet ihr klassisch-elegant auf einem Schloss heiraten, soll es eine lockere Outdoorhochzeit im Grünen oder doch eher eine modern-urbane Stadthochzeit werden? Vielleicht kommt sogar eine Destination Wedding in Frage und ihr wünscht euch ein mediterranes Hochzeitsfest in der Toskana, eine Almhochzeit in Österreich oder möchtet euch an einem Strand auf Mallorca das Ja-Wort geben? 

Damit einher geht der Zeitraum eures Hochzeitsfestes. Bedenkt hierbei, dass ihr die Locationanfragen im Idealfall 1 - 1,5 Jahre im Voraus stellt.

Festsaal der Villa Weltemühle | Foto: Salt & Pepper Photography

Recherche

Nachdem eure Eckdaten feststehen geht es an die Recherche. Ihr habt die Möglichkeit euch alleine auf die Suche nach einer Location zu machen oder ihr greift auf den Service eines*r professionellen Hochzeitsplaner*in, wie zum Beispiel marrylight Hochzeitsplanung, zurück. 

Im digitalen Zeitalter beginnt die Suche meist im Internet. Unter den gängigen Suchbegriffen findet ihr bereits eine breite Auswahl an Hochzeitslocations. Auch Hochzeitsportale listen Locations und Dienstleister und sind ein guter Anlaufpunkt für die erste Suche.

Unser Tipp: Nutzt neben der Textsuche auch die Bildersuche.

Nicht alle Locations lassen sich über eine Internetabfrage finden, greift hier auch auf Empfehlungen aus dem Familien- und Bekanntenkreis zurück, sucht nach Restaurants, Biergärten und Hotels in eurer Wunschregion und nutzt die Möglichkeiten von Social Media. Im Idealfall erstellt ihr euch ein Dokument mit Locations die in Frage kommen und den wichtigsten Eckdaten, um euch übersichtlich zu strukturieren. Lasst euch nicht entmutigen und versucht geduldig zu bleiben, eine umfassende Locationsuche und Vorauswahl ist zeitintensiv. Doch es wird sich am Ende lohnen!

Schloss Eckberg | Foto: ZoKa-Fotografen

Vorauswahl | Anfrage

Ihr habt in eurem Dokument nun eine Liste mit Locations, die für eure Hochzeit in Frage kommen. Erstellt daraus eine Favoritenreihenfolge. Solltet ihr über die Webseiten bereits einen ersten Überblick über Kosten erhalten, tragt dies mit in euer Dokument ein und checkt ob die Location in eurem Budgetrahmen liegt. Habt ihr euch auf  Favoritenlocations geeinigt, könnt ihr mit der Anfrage beginnen. Wichtig hierfür sind die folgenden Daten:

• Personenanzahl
• Hochzeitszeitraum / Tag / Dauer
• erster grober Tagesablauf

Viele Hochzeitslocations verfügen über eine Bankettmappe oder eine Datei mit allen wichtigen Infos. Erfragt dies neben einem ersten Kostenüberlick in eurer Mail bzw. in eurem Telefonat.

Vermerkt euch wann und welche Locations ihr angefragt habt und schaut euch bei Rückmeldung die Locationinformationen aufmerksam durch. Nach dem ersten Eindruck legt ihr euch am besten auf 4-5 in Frage kommenden Lieblingslocations fest und lasst euch vorsorglich euren Wunschtermin reservieren.

Lichthof im Gewandhaus Dresden | Foto: ZoKa-Fotografen

Locationbesichtigung

Der nächste Schritt ist es sich vor Ort und live von der Location zu überzeugen. Unsere Empfehlung ist es sich auf 3, maximal 4, Locations zu beschränken. Je mehr Locations ihr euch anseht, desto schwieriger wird die Entscheidung und ihr lauft Gefahr euch im Kopf eure Traumlocation aus allen gesehenen zusammenzubasteln. Das erschwert und verzögert die Entscheidung leider ungemein. Vereinbart Termine für die Besichtigungen möglichst kompakt hintereinander, also lasst euch nicht mehrere Wochen zwischen den Besichtigungen Zeit. Schaut außerdem, dass ihr euch möglichst gut vorbereitet: Gibt es offene Fragen? Notiert sie euch für die Besichtigung.

Zu beachten wäre zum Beispiel:

• Welche Räumlichkeiten könnt und wollt ihr nutzen?
• Welches Mobiliar steht zur Verfügung?
• Welche Farben dominieren in der Location?
• Gibt es eine Sperrstunde?
• Sind Übernachtungsmöglichkeiten vor Ort verfügbar?

Stellt sicher, dass ihr euch ein Bedenkzeitraum nach der Besichtigung eingeräumt wird und lasst euch ein konkretes, unverbindliches Angebot durch die Location mit einer Option auf euer Wunschdatum erstellen.

Verschneite Alm in Österreich | Foto: All eyes on the bride

Entscheidung | Vertrag

Wägt in Ruhe die Vor- und Nachteile der besichtigten Locations ab, vergleicht die Leistungen und auch die Kostenpositionen. Habt ihr eure Entscheidung getroffen, bestätigt ihr der Location das Angebot. Einige Hochzeitslocation senden euch dann einen Vertrag zu, andere warten mit dem Vertrag bis alle Eckdaten (z.B. Speiseauswahl, Specials) feststehen. Lest euch den Vertrag aufmerksam durch, fragt gegebenenfalls nach und scheut euch auf nicht davor Positionen zu verhandeln – natürlich alles in einem angemessenen Rahmen. Habt ihr euch entscheiden, mit einem Hochzeitsprofi zusammenzuarbeiten, habt ihr den Vorteil, dass er*sie dies für euch übernehmen kann.

Unser Tipp: Regelt erst einmal die Basics im Vertrag, im Nachhinein habt ihr in der Regel immer noch die Möglichkeit Extra-Leistungen und Services hinzu zu buchen.

Ihr habt es geschafft, eure Hochzeitsloaction ist gefunden, besichtigt und ihr habt den Vertrag unterzeichnet. Nun könnt ihr mit der weiteren Planung. Das heißt Save the Date-Karten oder Einladungen auswählen und versenden sowie Dienstleister beauftragen.

Eine Guideline zur Hochzeitsplanung findet ihr in einem unserer vorangegangenen Blogbeiträge, HIER.

Natürlich möchten wir euch nicht ohne ein paar Location-Empfehlungen verabschieden und haben ein paar tolle Locations aus unserem Dienstleisternetzwerk für euch. Kennt ihr bereits das idyllisch gelegene Weingut Hoflößnitz? Auch ein toller Partner für moderne Hotelhochzeiten, inklusive Übernachtungsmöglichkeiten vor Ort sind das Taschenbergpalais Kempinski in der Mitte der Dresdner Altstadt oder das Dorint Parkhotel im schönen Meißen. Für die Extraportion Romantik in herrschaftlichem Ambiente empfehlen wir euch das Barockschloss Rammenau auf eure Locationliste zu setzen.

LOVE

Raissa | marrylight wedding & event