Hochzeitsplanung - Hochzeit planen und dabei den Überblick behalten

Titelbild: Salt & Pepper Photography

Die Hochzeitsplanung - ein Fluch und Segen zugleich. Auf der einen Seite macht es Spaß zu organisieren, sich Pinnwände bei Pinterest und Instagram zu erstellen und sich mit den ganzen kleinen und großen Details für ein rundum gelungenes Fest zu beschäftigen. Doch ebenso ist die Planung sehr zeitintensiv, der ein oder andere Streit lauert um die Ecke und Energie muss man auch noch investieren. Aus diesem Grund gibt es sie - professionelle Hochzeitsplaner.

Mit Feingefühl, Empathie und Branchenkenntnis gehen sie auf eure Wünsche ein, holen das Beste aus eurem Budget heraus und lotsen euch sicher durch das Hochzeitswirrwarr. Wenn ihr einen Hochzeitsplaner zu beauftragt hat es neben der Stressminimierung häufig den Vorteil, dass ihr durch Kooperationen des Hochzeitsprofis gute Konditionen erhaltet und Fehlausgaben vermeidet.

Ob ihr euch nun entscheidet mit einem Profi zusammenzuarbeiten oder euch allein in die Planung werft - wir möchten euch eine kleine GUideline an die Hand geben, wie ihr die Planung strukturieren könnt um an Ende ein herrliches Fest zu feiern.

Foto: Julia Sloboda Photography

Als ersten Schritt empfehlen wir euch ein Budget für das Hochzeitsfest festzulegen. Von diesem Budget ist es ratsam 10-20% abzuziehen und als „Puffer“ zurückzulegen. Somit erhaltet ihr euer Planungsbudget und könnt passend dazu Dienstleister und Locations anfragen.

Wichtig ist ebenfalls die Gästeliste. Diese muss noch nicht finalisiert sein, jedoch solltet ihr ungefähr wissen, wie viele Gäste mit euch feiern. Das ist wichtig um eine auf euer Fest passende Location zu finden.

Sammelt Ideen und Inspirationen. Was gefällt euch? Welche Stile sagen euch zu? Schaut auf unserem Blog und bei unseren „Loves“ vorbei und sammelt Bilder sowie Anregungen.

Ihr wisst bereits, dass ihr euch von einem*r Hochzeitsplaner*in unterstützen lassen möchtet? Solltet ihr mit einer Komplettplanung liebäugeln, dann fragt früh genug an. Achtet dabei sowohl auf die Referenzen, als auch auf das persönliche Miteinander. Ihr werdet in den nächsten 1,5 Jahren viel Kontakt miteinander haben. Natürlich ist es super, wenn ihr an dieser Stelle schon ein paar Anhaltspunkte, Wünsche und Vorstellungen habt, wenn nicht ist es aber auch kein Problem und ihr steckt dies gemeinsam ab. Ihr habt eher Interesse an einer Begleitung des Hochzeitstages als Zeremonienmeister*in, der Locationsuche, Beratung oder es tauchen im Planungsverlauf Schwierigkeiten auf, die euch Unterstützung herbeiwünschen lässt? Es gilt: Bei einem*r professionellen Planer*in stehen eure Bedürfnisse im Vordergrund.

Die Basis für jedes Hochzeitsfest ist die Suche nach einer passenden Location. Hiermit kann man nicht früh genug beginnen, denn beliebte Locations sind häufig schon bis zu 1,5 Jahren ausgebucht. Ganz besonders ist das frühzeitige Anfragen der Location, wenn ihr an einem bestimmten Datum heiraten möchtet.

Die Eheschließung ist in Deutschland nur mittels einer standesamtlichen Trauung rechtskräftig. Überlegt euch hier, ob ihr z.B. am gleichen Tag wie euer Hochzeitsfest, ein Jahr vor der „großen Hochzeit“ am Vortag des Hochzeitsfest heiraten möchtet. Reserviert einen Trautermin, vereinbart einen Termin für die Eheanmeldung auf eurem Standesamt und sammelt alle erforderlichen Dokumente. In Dresden ist die verbindliche Terminvergabe erst ein Jahr vorab möglich, fragt am besten frühzeitig die Fristen ab.

Sobald die Termine feststehen und ihr die Gästeliste zusammengetragen habt, wird es Zeit sich Gedanken über die Einladungen und restliche Papeterie zu machen. Unser Tipp: Die Papeterie sollte sich wie ein „roter Faden“ durch die gesamte Planung bis zur Hochzeit ziehen. Von den Save the Date-Karten, Einladungen, Menükarten, Platzkarten, Programm- oder Kirchenheften, Accessoires wie Anhängern bis zu den Danksagungen.

Ihr wünscht euch eine emotionale Trauung zusätzlich zum Standesamt? Dann kommt einerseits eine kirchliche aber auch eine freie Trauung für euch in Frage. Ob in eurer Kirchengemeinde, in einer Kirche eurer Wahl oder mit einem*r freien Trauredner*in in eurer Traumlocation. Beginnt rechtzeitig mit der Suche.

Ähnlich begehrt wie Locations sind gute Fotografen. Hier heißt es sich frühstmöglich auf die Suche zu begeben. Trefft euch mit den Fotografen, um zu sehen ob die Chemie stimmt, denn das ist für tolle Bilder ebenso wichtig wie einen Fotostil zu finden, den ihr mögt und der zu euch passt.

Solltet es keine Gastronomie in eurer Location geben, solltet ihr euch nach einem Cateringservice umsehen. Sucht nach einem passenden Anbieter und stellt gemeinsam eure Lieblingsspeisen zusammen.

Nun ist die Zeit gekommen euch nach eurem Brautkleid (und auch Anzug) umzusehen. In der Regel müssen die Kleider bestellt werden und auf eure Maße geändert, das kann ja nach Wünschen bis zu 8 Monate in Anspruch nehmen. Möchtet ihr euch ein Kleid schneidern lassen, könnt ihr auch bereits eher bei einer Designerin eurer Wahl anfragen.

Mit dem Brautkleid (und auch dem Anzug für den Bräutigam) könnt ihr euch auf die Suche nach euren Trau(m)ringen machen. Welche Materialien gefallen euch? Habt ihr Wünsche zur Individualisierung? Solltet ihr euch Ringe aus einer Goldschmiede fertigen lassen, empfiehlt sich auch bereits 12 Monate vor eurer Hochzeit anzufragen.

Seht euch nach Anbietern von Hochzeitstorten um. Sammelt Beispielbilder von Torten, die euch gefallen und trefft euch mit Dienstleistern zur Absprache. Vielleicht könnt ihr euch sogar für einen Sweet-table begeistern?

Passend zu eurer Dekoration, den Locations und der Gästeanzahl sucht ihr euch nun einen Floristen. Passend zu eurem Stil und zu eurer Farbwelt kreiert ihr gemeinsam ein Konzept für die Blumendekoration.

Begebt euch auf die Suche nach einer Stylistin oder Maskenbildnerin für euren großen Tag. Sprechgt auch mit euren Eltern, Trauzeuginnen und Freundinnen, ob sie ein professionelles Styling wünschen, so könnt ihr dies gleich mit anfragen.

Lieber eine Live-Band oder doch einen DJ? Wägt die Vor- und Nachteile ab und trefft eine Entscheidung. Auch nach einer Sängerin oder einem Sänger für eure Trauung solltet ihr euch nun umsehen.

Möchtet ihr eure Gäste mit einem kleinen Willkommensgruß empfangen? Überlegt euch, was gut zu euch passt und worüber sich eure Gäste freuen würden. Gemeinsam mit den Gastgeschenken könnt ihr euch auch gleich überlegen, was ihr euch als Gästebuch vorstellen könnt.

Darunter fällt z.B. das Hochzeitsfahrzeug, Gästetransport oder ein Tanzkurs. Wenn schon eher feststeht, dass ihr auf eines davon auf keinen Fall verzichten möchtet, könnt ihr dies natürlich auch bereits eher buchen. Wichtig ist bei der gesamten Planung die Prioritäten zu setzen und entsprechend zu planen. Etwas ist euch nicht so wichtig? - Bucht es später, wenn ihr alle wichtigen Dinge fixiert habt und noch Budget vorhanden ist.

Tragt eure Lieblingslieder zusammen und gebt eure Wünsche an die Band oder den DJ weiter. Auch die Songauswahl für die Trauung sollte mit dem Künstler oder der Künstlerin abgestimmt werden.

Legt eure Sitzordnung fest und gebt sie an die Location oder euren Weddingplanner weiter. Vermerkt in der Sitzordnung auch Besonderheiten wie Allergien, Unverträglichkeiten, vegan/vegetarisch, Kinderhochstuhl und ähnliches.

Ihr möchtet euch ein persönliches Eheversprechen geben? Nun ist der richtige Zeitpunkt es zu verfassen. Gleiches gilt für eine Rede. Sprecht auch mit euren Eltern und Gästen um zu erfragen, wer eine Rede halten möchte.

Erstellt einen Zeitplan für den Hochzeitstag und gebt diesen bis circa 1 Monat vor der Hochzeit an alle beteiligten Dienstleister weiter, sodass ihr sicher gehen könnt, dass alles für den großen Tag bereit ist.

Geht die Details und den Ablauf noch einmal durch, habt ihr an alles gedacht? Nehmt euch den letzten Monat vor der Hochzeit Zeit für euch zum entspannen, so kommt die volle Vorfreude auf.

Foto: ZoKa Fotografen | Katja Knetschke

Nun habt ihr also einen Überblick, worauf ihr bei der Hochzeitsplanung achtet und welche Zeitfenster ihr im Blick haben solltet. 

Ob Komplettplanung, Beratung, Begleitung am Hochzeitstag, Locationsuche, Teilservices oder Last-Minute-Planung. Ihr wünscht euch Unterstützung, habt Fragen oder möchtet euch ein individuelles Angebot erstellen lassen? 

Schreibt an info@marrylight.com.

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Raissa | marrylight wedding & event